Oude bestandsversies vreten ongemerkt je SharePoint-opslag op.

Bijna altijd door versiegeschiedenis. Elke keer dat je opslaat, blijft de vorige versie bewaard, en standaard bewaart SharePoint tot 500 versies per bestand — dus één grote PowerPoint op versie 735, of duizenden alledaagse documenten, kan ongemerkt honderden GB of enkele TB aan je quota toevoegen. TrimVersions365 meet gratis precies hoeveel van je opslag uit oude versies bestaat, per bibliotheek.

De huidige versie valt nooit binnen de scope. TrimVersions365 verwijdert altijd alleen oude bestandsversies, nooit een document, map, lijstitem of de actuele versie — het gecompileerde pakket heeft geen codepad om een huidig bestand te verwijderen, en de verifier in je download bewijst dat. Elke opschoning begint met een verplichte what-if die jij goedkeurt, en je kunt opgeschoonde versies naar de prullenbak sturen (herstelbaar) in plaats van ze meteen definitief te verwijderen.

Ja — dat is precies de gratis versie. Kies een beleid (bijvoorbeeld "bewaar de laatste 10 versies" of "niets ouder dan 2 jaar") en het toont de exacte GB die je per bibliotheek terugwint, met CSV-export. Geen sleutel, geen betaling, niets verwijderd. Is dat getal klein, dan is het eerlijke antwoord: koop Pro niet.

Schoon de oude versies op waar je nu voor betaalt. Microsofts Extra File Storage-add-on kost ongeveer € 0,20 per GB per maand — voor altijd terugkerend — terwijl veel van die ruimte gewoon historische versies zijn die niemand nodig heeft. TrimVersions365 wint die terug met een eenmalige aankoop, dus een tenant met een terabyte aan versie-ballast bespaart al gauw zo'n € 2.000–€ 3.000 per jaar aan add-onkosten.

Omdat het aanpassen van de versielimiet alleen toekomstige opslagacties beïnvloedt — het verwijdert nooit met terugwerkende kracht de versies die je bibliotheken al bevatten. Dat verrast veel beheerders. Om bestaande opslag echt terug te winnen, moet je de achterstand opschonen, en dat is precies wat TrimVersions365 doet: het meet en verwijdert de oude versies die al in elke bibliotheek staan, veilig en met eerst een voorbeeld.

Nee — en je hoeft ons niet op ons woord te geloven. Het gecompileerde pakket bevat precies één destructief endpointtype: SharePoints eigen verwijderfunctie voor bestandsversies. Er bestaat geen codepad dat bestanden, mappen, lijstitems, bibliotheken of huidige versies verwijdert, en het verificatiescript in je download (verify-compiled-package.js) scant exact het .sppkg-bestand dat je installeert en faalt zodra dat ooit verandert. De buildpijplijn draait diezelfde controle bij elke release.

Dat kies je zelf, één keer per opschoontaak. Elke run heeft een keuzeschakelaar: "Verwijderde versies naar de prullenbak (aanbevolen, herstelbaar)" — opgeschoonde versies gaan naar de prullenbak van de site, dezelfde plek als wanneer je een versie handmatig verwijdert via de versiegeschiedenis van SharePoint; tot de prullenbak wordt geleegd, kun je ze daar terugzetten, en de opslag komt volledig vrij zodra ze de prullenbak verlaten — of "Permanent verwijderen (opslag komt direct vrij)" — opgeschoonde versies worden op het moment van de run definitief verwijderd, hetzelfde gedrag als Microsofts eigen opschoontaken voor beheerders, en de opslag komt meteen vrij. De schakelaar staat standaard op Prullenbak, omdat herstelbaar het veiligste startpunt is. In beide gevallen laat de verplichte what-if vooraf precies zien wat er verwijderd gaat worden, en huidige versies vallen nooit binnen de scope. Wil je bovenop de prullenbak nog een vangnet? Schoon dan eerst conservatief op (bijvoorbeeld "ouder dan 730 dagen"), controleer het resultaat en scherp het beleid daarna aan.

Het vraagt nul API-machtigingen: geen Microsoft Graph-scopes, geen Entra-appregistratie, niets op de goedkeuringspagina voor API-toegang. Het draait in de browser als de aangemelde gebruiker; wie op Opschonen klikt, heeft dezelfde verwijderrechten nodig als voor het handmatig verwijderen van een versie (doorgaans Bewerken/Bijdragen op de bibliotheek). Er verlaat precies één netwerkverzoek ooit je tenant: de Pro-licentiecontrole naar license.trimversions365.com, met daarin de licentiesleutel en je tenant-hostnaam — meer niet. Geen bestandsnamen, geen inhoud, geen aantallen, geen telemetrie. Bij de gratis versie verlaat helemaal niets de tenant.

Grote taken duren uren; dat is natuurkunde op een gethrottelde API, en daar is de engine op gebouwd. Hij enumereert per pagina, verwijdert versie voor versie in een adaptief tempo en bewaart na elk bestand de voortgang in een verborgen lijst in je site. Laptop dicht, wifi weg, door IT opnieuw opgestart — open de pagina en de taak biedt aan verder te gaan waar hij bleef. Bestanden die uitgecheckt of vergrendeld zijn wanneer ze aan de beurt komen, worden netjes overgeslagen en met reden vermeld in het eindrapport, zodat je later alleen voor de achterblijvers opnieuw kunt draaien.

De engine volgt Microsofts gepubliceerde throttlingrichtlijnen: antwoordt SharePoint met 429 of 503, dan leest hij de Retry-After-header, wacht minstens zo lang, probeert opnieuw met exponentiële backoff en jitter, en houdt minder verzoeken tegelijk open tot de dienst weer comfortabel is. Throttling beschermt de andere gebruikers van je tenant — de engine behandelt een throttlesignaal dus als instructie, niet als obstakel. In de praktijk: een opschoontaak draait beleefd op de achtergrond en duurt op een drukke tenant simpelweg wat langer. Plan grote taken 's avonds als je haast hebt.

Om één reden: hervatbaarheid. De voortgang van opschoontaken staat in een verborgen SharePoint-lijst ("TrimVersions365Jobs") in de site die wordt opgeschoond — je gegevens blijven in je tenant, en een taak kan hervatten nadat het tabblad sloot. Voor het aanmaken van die lijst is het recht "lijsten beheren" nodig, dat site-eigenaren hebben. Kan de aangemelde gebruiker geen lijsten aanmaken, dan schakelt de tool automatisch terug: de voortgang staat dan in de lokale opslag van de browser — hervatten lukt dan op dezelfde machine en browser, maar niet vanaf een andere. Niets geeft een foutmelding; je ziet alleen een melding over de beperktere hervatgarantie.

Deels — voor de toekomst. Microsofts "automatische" versiegeschiedenis-instelling (en de nieuwere aantal-/vervallimieten) bepaalt hoeveel versies nieuwe activiteit bewaart, en Microsofts eigen voorbeeld toont zo'n 96% minder versieopslag over zes maanden. Maar limieten aanpassen schoont de bestaande achterstand niet op, en Microsofts achterstandstool is een PowerShell-taak voor beheerders die permanent verwijdert en waarvan de datumgestuurde modus niet aan versies jonger dan 30 dagen mag komen en niets kan bewaren van vóór januari 2023. TrimVersions365 pakt de achterstand aan met een interface, per bibliotheek, met uitsluitingen en een verplicht voorbeeld — en werkt prima naast automatische limieten: wat Microsoft al voor verloop heeft ingepland, is er simpelweg niet meer om op te schonen. Versies onder een bewaarbeleid of juridische bewaarplicht worden door SharePoint zelf beschermd; de tool slaat ze over en vermeldt dat in het rapport. Microsofts eigen pagina's: learn.microsoft.com/sharepoint/set-default-org-version-limits (versielimieten) en learn.microsoft.com/sharepoint/trim-versions (de achterstandstool).

Waar SharePoint echte groottes per versie prijsgeeft, telt de analyse die op — dat is een meting, geen schatting. Waar dat niet kan, toont de tool een duidelijk gelabelde bovengrens-schatting (huidige bestandsgrootte × aantal historische versies) en zegt dat ook in de kolomkop. Elke bibliotheek kun je naast SharePoints eigen pagina Opslaggegevens leggen (Site-instellingen → Opslaggegevens); de cijfers horen te omsluiten wat je daadwerkelijk terugwint. Microsoft documenteert de rekensom achter versieopslag op learn.microsoft.com/sharepoint/plan-version-storage; de exacte prijs van de add-on "Office 365 Extra File Storage" zie je bij aankoop in het Microsoft 365-beheercentrum (learn.microsoft.com/microsoft-365/commerce/add-storage-space).

Gratis: de complete scan en what-if — elke bibliotheek, echte aantallen, de opbrengstberekening voor elk beleid dat je maar wilt, CSV-export. Verloopt nooit en vraagt geen sleutel. Pro: het daadwerkelijk uitvoeren van opschoningen, uitsluitingen, hervatbare taken en het eindrapport. Die grens is bewust gekozen: de gratis versie vertelt je in euro's wat de betaalde versie je waard is. Is dat getal klein, koop hem dan niet — dat is de eerlijke uitkomst.

Een licentie is gekoppeld aan één tenant-hostnaam (zoals contoso.sharepoint.com) — daar vraagt de checkout om en daarop controleert de validatie. Bureaus en MSP's kopen één Pro-licentie per klanttenant. Sleutels zijn intrekbaar: lekt er een uit, mail support en we geven een nieuwe uit voor jouw tenant en trekken de oude in. Het webonderdeel bewaart een geslaagde validatie 7 dagen in de cache en verdraagt netwerkstoringen met een respijtperiode van 14 dagen (gerekend vanaf de laatste geslaagde validatie) voordat Pro op slot gaat, dus een hapering van de licentieserver onderbreekt nooit een opschoontaak.

Restitutie: die is er niet. De gratis analyse laat vooraf al precies zien wat je terugwint en wat je terugverdientijd is voor jouw tenant — er is dus niets te beoordelen ná aankoop dat je niet al vooraf kon zien — en de licentiesleutel ontgrendelt Pro meteen bij betaling. Daarom is elke Pro-aankoop definitief. Werkt je installatie echt niet, mail dan [email protected] met je ordernummer — we helpen je hem werkend te krijgen, maar de aankoop zelf wordt niet terugbetaald. Klassieke sites: het webonderdeel heeft een moderne pagina nodig om op te staan, maar moderne pagina's zijn toe te voegen aan klassieke teamsites, en de scan dekt de documentbibliotheken van die site daarna zoals elke andere. Bij publishing-portals bestaan randgevallen; draai eerst de gratis analyse — werkt die, dan werkt Pro.